Sind die zukünftigen BenutzerInnen der Plattform bekannt, ermöglicht die Funktion "Automatische Gruppenzuweisung" durch Angabe der E-Mail-Adressen der zukünftigen BenutzerInnen eine Zuweisung zu den gewünschten Gruppen. Dies ist nur dann möglich, wenn die zukünftigen BenutzerInnen die vom P-Admin eingestellte E-Mail-Adresse zur Registrierung verwenden.

E-Mail-Adressen können entweder einzelnen hinzugefügt oder mit Hilfe einer Liste hochgeladen werden.

 Anforderungen für eine E-Mail-Liste  - Die Liste soll eine ".txt" oder ".csv" Datei sein.

Stellen Sie sicher, dass die Datei nur E-Mail-Adressen enthält! Sie können ";" oder "," als Trennzeichen in ".txt" Dateien verwenden. ".csv" Dateien können in jedem Tabellenkalkulationsprogramm wie MS Excel oder Open Office erstellt werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

(1) Im In-Plattform Admin Interface klicken Sie auf "Automatische Gruppenzuweisung"

(2) Die E-Mail-Adressen der zukünftigen BenutzerInnen werden in die Tabelle hinzugefügt.

(3) Es bestehen 2 Möglichkeiten: nur eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen oder eine Liste von E-Mails hochladen. 

(a) Einzelne E-Mail-Adressen hinzufügen:

oder

(b) Liste mit E-Mail-Adressen hochladen:  

 

(4) Falls erforderlich, legen Sie ein Ablaufdatum fest. Sobald das Ablaufsdatum erreicht ist, wird die automatische Zuordnung gestoppt.

(5) Wählen Sie, zu welchen Gruppen die neu registrierten BenutzerInnen zugewiesen werden sollen.

(6) Klicken Sie auf  "Add new email" (3)(a) oder auf "Upload file"(3)(b).

(7) Überprüfen Sie Ihre Einstellungen in der Liste und nehmen Sie Anpassungen vor, wenn das nötig ist.

(8) Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie auf "Save changes" klicken.

Sobald einen Person sich auf Ihrer Plattform mit einem der angegebenen E-Mail-Adressen registriert hat, wird er / sie automatisch in die jeweilige Gruppe hinzugefügt. Die BenutzerInnen können sofort mit der Arbeit auf der Plattform beginnen. Es werden keine Verzögerungen durch die manuelle Zuordnung zu Gruppen verursacht.

Die E-Mail-Adressen der registrierten BenutzerInnen werden in einer Liste unter dem "Save changes"-Button angezeigt. Auf diese Weise können Sie überprüfen, wer sich bereits registriert hat und wer nicht. Die automatische Gruppenzuweisung ist nur für eine Registrierung pro E-Mail-Adresse gültig. Werden mehrere Benutzeraccounts mit ein und der selben E-Mail-Adresse erstellt, wird nur der 1. Benutzer den angegebenen Gruppen hinzugefügt. 

Es ist erlaubt, dass Sie eine E-Mail Adresse für mehrere Benutzernamen verwenden. Ein Benutzername kann nur 1x existieren.